Privacy statement HROffice Recruitment

Inleiding

Dit is de privacy verklaring van de entiteiten HROffice Freelance BV, HROffice Planning BV, HROffice Recruitment BV en HROffice Workforce Management BV (Hierna HROffice). Via de website van HROffice.eu worden diverse (online) HR oplossingen aangeboden die door klanten kunnen worden afgenomen. HROffice is gevestigd in (2012 HK) Haarlem, aan Florapark 11. Deze privacyverklaring ziet erop toe dat de persoonsgegevens die HROffice ontvangt van haar klanten in het kader van de afname van één of meerdere (online) HR-oplossingen conform de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt. HROffice is ‘verantwoordelijke’ als bedoeld in de AVG voor de verwerking van deze persoonsgegevens.

Voor persoonsgegevens vankandidaten, sollicitanten en andere betrokkenen die door klanten in HROffice Recruitment worden verwerkt, waaronder gegevens die via de WhatsApp-integratie worden verwerkt, treedt de klant in beginsel op als verwerkingsverantwoordelijk een HROffice als verwerker conform de verwerkersovereenkomst en de instructies van de klant.

Welke gegevens verzamelen we?

Wanneer u onze website gebruikt, een contactformulier invult, ons een bericht stuurt via onze website, of ons een e-mail stuurt, verstrekt u persoonsgegevens aan ons.

Wij verzamelen en gebruiken de volgende gegevens, voor de doeleinden zoals genoemd in deze privacy verklaring:

  • Naam;
  • Bedrijfsnaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Bedrijfsadres;
  • Informatie over websitegebruik: browsertype, taal, verwijzende website-adressen, datum/tijd van bezoek en gegevens over paginaweergave;
  • Overige persoonsgegevens die u ons verstrekt via een contactformulier, chat of e-mail.
 

Het merendeel van de persoonsgegevens die wij verzamelen, bijvoorbeeld via contactformulieren op onze website of direct van prospecten en/of klanten van HROffice wordt opgeslagen in Pipedrive, onze CRM-applicatie. Deze data wordt binnen de EER, in Frankfurt (Duitsland), opgeslagen.

WhatsApp-integratie binnen HROffice
Recruitment

Wanneer een klant de WhatsApp-functionaliteit in HROffice Recruitment activeert, kan HROffice in opdracht van die klant persoonsgegevens verwerken die nodig zijn om communicatie tussen de klant en kandidaten via de WhatsApp Business Platform mogelijk te maken.

Afhankelijk van het gebruik kunnen daarbij onder meer de volgende WhatsApp-gerelateerde gegevens worden verwerkt:
• telefoonnummer en, voor zover beschikbaar, naam of WhatsApp-profielnaam van de kandidaat;
• inhoud van verzonden en ontvangen berichten, waaronder tekst en eventueel via WhatsApp gedeelde media of bijlagen;
• berichtmetadata, zoals datum en tijd, bericht-ID, statusinformatie over verzending, aflevering en lezen, en informatie over gebruikte berichttemplates;
• technische gegevens die nodig zijn voor de koppeling, zoals identificatoren van het WhatsApp Business Account, het gebruikte zakelijke telefoonnummer en technische loggegevens.
Deze gegevens worden gebruikt om berichten vanuit HROffice Recruitment te verzenden en te ontvangen, de communicatie in het kandidaatdossier beschikbaar te maken voor geautoriseerde gebruikers van de klant, afleverstatussen te verwerken, ondersteuning te bieden, misbruik te voorkomen en de veiligheid en correcte werking van de integratie te waarborgen.
HROffice gebruikt de inhoud van WhatsApp-communicatie die namens klanten wordt verwerkt niet voor eigen marketingdoeleinden.

Hoe gebruiken we uw gegevens?

Wij kunnen uw gegevens gebruiken om:

  • Meerdere bezoeken van eenzelfde gebruiker aan elkaar te kunnen koppelen om te zien hoe de betreffende gebruiker  door te website navigeert met behulp van cookies;
  • Ervoor te zorgen dat de producten en diensten die wij aan u leveren correct worden geadministreerd;
  • Contact met u op te nemen via e-mail, post, telefoon, chat via onze website of via sociale media om u op de hoogte te stellen van onze producten, diensten of promoties;
  • Ervoor te zorgen dat materiaal op de website of in apps op de meest effectieve manier voor u wordt gepresenteerd op uw computer of mobiele apparaat;
  • Het loggen van numerieke internetadressen (meestal afgekort tot “IP-Adressen”) het website gebruik te monitoren waardoor wij de ervaring van onze gebruikers beter leren te begrijpen (bijvoorbeeld hoeveel tijd ze op welke pagina’s doorbrengen, op welke links ze klikken, wat gebruikers wel en niet leuk vinden, etc.) om zodoende de website te verbeteren en onze content te optimaliseren;
  • U op de hoogte te houden van onze services waarop u zich hebt geabonneerd, tenzij u ons anders heeft verteld;
  • Uw bericht of vraag volledig te beantwoorden en correct af te handelen wanneer u ons een bericht stuurt via de chat op onze website, een contactformulier invult op onze website of ons een e-mail stuurt.

Voor WhatsApp-communicatie binnen HROffice Recruitment bepaalt de klant als verwerkingsverantwoordelijke het doel en de grondslag van de communicatie. De klant is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de vereiste toestemming of een andere geldige rechtsgrond, voor het verstrekken van de benodigde privacy-informatie aan kandidaten en voor het respecteren van verzoeken om WhatsApp-berichten te stoppen.

Kandidaten voor HROffice banen.

Dit gedeelte is alleen van toepassing op sollicitanten van vacatures bij HROffice zoals weergegevens op onze vacaturesite (https://werkenbij.adver-online.nl).

Door te solliciteren op een vacature op de vacaturesite van HROffice, geeft u HROffice toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken om het gehele sollicitatieprocedure te vergemakkelijken.

De volgende persoonsgegevens kunnen, indien u die zelf invult, door HROffice worden verwerkt:

  • Volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer en foto;
  • Curriculum Vitae / motivatiebrief;
  • Uw LinkedIn profiel;
  • Op welke functie u heeft gesolliciteerd en de statussen, notities, e-mails en planning met betrekking tot uw sollicitatie.
 

Nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd, verwijderen wij uw persoonsgegevens binnen één maand, tenzij we u hebben laten weten wat wij dit graag willen gebruiken voor andere doeleinden (bijvoorbeeld de Talentpool van HROffice) en u daarvoor specifiek toestemming heeft gegeven. U kunt er op elk moment voor kiezen om de rechten genoemd in “Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens”, zoals in een volgend artikel binnen deze privacyverklaring, te activeren.

Cookies privacy

Voor meer informatie over onze Cookies privacy, klik hier of klik op de link rechts in het menu..

Uw gegevens beschermen

Het wachtwoord dat u opgeeft bij het registreren bij onze applicatie is ge-encrypt om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens.

Wij investeren in hoogwaardige beveiliging en doen ons uiterste best om de privacy van gebruikers te beschermen.

Geen gegevensoverdracht over het internet kan volledig veilig zijn en daarom kunnen we de veiligheid van uw persoonlijke gegevens en/of gebruik van de website niet garanderen. Alle informatie die u verzendt, is op eigen risico en kan worden gelezen door anderen. Zodra we uw persoonlijke gegevens hebben ontvangen, gebruiken we echter strikte procedures voor de beveiliging van deze gegevens.

Wij nemen de volgende beveiligingsmaatregelen om het risico op misbruik van een ongeautoriseerde toegang tot persoonlijke gegevens tegen te gaan:

  • Logische toegangscontrole, met behulp van bijvoorbeeld twee-factor authenticatie;
  • Automatisch loggen van acties waarbij (bijzondere) persoonsgegevens worden bewerkt;
  • Organisatorische en fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging;
  • Beveiliging van netwerkverbindingen via “Transport Layer Security” (TLS) technologie;
  • SSH-sleutels;
  • Applicatielogboeken.

De WhatsApp-integratie gebruikt de WhatsApp Business Platform en de door Meta/WhatsApp aangeboden API-infrastructuur. De beschikbaarheid en beveiliging van de WhatsApp-dienstverlening vallen mede onder de voorwaarden, beveiligingsmaatregelen en technische werking van Meta/WhatsApp.

Uw gegevens vrijgeven

We verkopen nooit persoonlijke gegevens of geven deze zonder uw toestemming door aan derden voor marketingdoeleinden.

Wij verstrekken alleen persoonsgegevens aan een overheidsinstantie wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Het gebruik en de overdracht naar een andere app van informatie die is ontvangen van Google API’s door HROffice zal voldoen aan het Gebruiksgegevensbeleid voor Google API-services, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik. Informatie uit Google API’s omvat informatie van elk Gmail-account of Google Agenda-account dat een gebruiker verbindt met de Saas. HROffice zal informatie uit het Gmail-account of Google Agenda-account van een Gebruiker niet gebruiken voor enig ander doel dan het leveren van de HROffice SaaS.

Voor de WhatsApp-integratie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met of toegankelijk zijn voor:

  • geautoriseerde gebruikers van de klant die via HROffice Recruitment met kandidaten communiceren;
  • geautoriseerde medewerkers en dienstverleners van HROffice voor zover dit noodzakelijk is voor beheer, ondersteuning, beveiliging en onderhoud;
  • WhatsApp Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited en/of aan hen gelieerde entiteiten en subverwerkers voor het leveren van de WhatsApp Business Platform;
  • andere partijen wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor de bescherming van rechten, veiligheid en integriteit.

Bij verwerking via de WhatsApp Business Platform kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. WhatsApp beschrijft voor Europese gegevens onder meer het EU-U.S. Data Privacy Framework en, waar nodig, Standard Contractual Clauses of andere erkende doorgiftemechanismen als grondslag voor internationale doorgifte.

Bewaren van gegevens

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt bij het aanmaken van een HROffice account, worden bewaard totdat u uw account verwijdert, of na 2 jaar (indien er geen facturatie heeft plaatsgevonden) of na 7 jaar nadat u uw gegevens niet meer gebruikt heeft (indien er wel facturatie heeft plaatsgevonden).

De persoonsgegevens die u ons verstrekt wanneer u een contactformulier invult of ons een e-mail stuurt, worden bewaard tot zes maanden nadat we uw vraag of verzoek volledig hebben afgehandeld om eventuele vervolgvragen te kunnen beantwoorden.

De gegevens die we via cookies verzamelen, worden opgeslagen volgens het privacybeleid van betreffende derde partijen. Bekijk de privacyverklaringen van deze derden voor meer informatie.

WhatsApp-berichten en bijbehorende metadata die in HROffice Recruitment worden opgeslagen, worden bewaard zolang zij onderdeel zijn van het kandidaat- of sollicitatiedossier volgens de bewaartermijnen en instructies die de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke hanteert. De klant kan deze gegevens via de beschikbare functionaliteit of via een instructie aan HROffice laten verwijderen. Na beëindiging van de overeenkomst kan HROffice data en de bijbehorende omgeving verwijderen overeenkomstig de contractuele bewaartermijnen. Meta/WhatsApp kan daarnaast gegevens binnen de eigen platforminfrastructuur bewaren overeenkomstig de toepasselijke WhatsApp-voorwaarden en het eigen privacy- en retentiebeleid.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens ter inzage op te vragen. U kunt uw persoonsgegevens opvragen voor rectificatie of verwijdering. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om een kopie van uw gegevens te verkrijgen in een door HROffice bepaald, algemeen toegankelijk formaat.

Binnen onze applicatie heeft u toegang tot uw instellingen waar u uw persoonlijke gegevens kunt instellen, specifiëren en wijzigen indien nodig.

Om een van de in deze privacy verklaring genoemde rechten uit te oefenen, kunt u een schriftelijk verzoek indienen bij HROffice via het mailadres privacy@hroffice.nl.

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens verwerken op een manier die in strijd is met de geldende privacy regels, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heeft uw verzoek betrekking op kandidaat- of WhatsApp-gegevens die een klant via HROffice Recruitment verwerkt, neem dan in eerste instantie contact op met de betreffende werkgever of organisatie. HROffice ondersteunt de klant als verwerker bij de afhandeling van verzoeken van betrokkenen conform de verwerkersovereenkomst.

Gebruik van WhatsApp en toepasselijke policies

Klanten die de WhatsApp-integratie gebruiken, dienen de WhatsApp Business Platform-voorwaarden, de WhatsApp Business Messaging Policy, overige toepasselijke Meta/WhatsApp-policies en de geldende privacy- en communicatiewetgeving na te leven. Dit omvat onder meer het respecteren van opt-outs en verzoeken van kandidaten om geen verdere WhatsApp-berichten te ontvangen.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. We kunnen niet garanderen dat deze derden op een veilige en zorgvuldige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat u van deze websites gebruikt maakt.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht om deze verklaring te wijzigen. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te bekijken, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via:

HROffice
Florapark 11
2012 HK Haarlem

privacy@hroffice.nl

Bronnen voor de WhatsApp-aanpassingen

WhatsApp Terms for WhatsApp Business Platform (effective 23 September 2026)

WhatsApp Business Messaging Policy

WhatsApp Business Data Processing / Data Transfer terms

WhatsApp Legal Resources