Een jaar na de GDPR/AVG, waar staan we?

Voor het sollicitatieproces moest er worden nagedacht over het bewaren van een CV, het opbouwen van een talentpool, het bewaren van kandidaatgegevens, het opslaan van aantekeningen tijdens het sollicitatieproces en schriftelijke communicatie over een kandidaat. Maar hoe zit dat nou precies? Wat mag er wel en wat niet volgens de AVG?

Mag je sinds de AVG nog wel cv’s bewaren?
Ja, dat mag. Wijs je een sollicitant af, dan dien je de gegevens binnen een vooraf aangegeven tijd te verwijderen. Wil je de gegevens langer bewaren dan de vastgelegde termijn, dan heb je toestemming nodig. Zorg wel dat je de toestemming kunt aantonen en dat je deze informatie duidelijk hebt omschreven in je privacy statement.

Geeft een sollicitant aan dat zijn cv verwijderd moet worden, dan dien je dit te accepteren. Zoals hierboven vermeld mag je alleen cv’s goed beveiligd opslaan als je daar toestemming voor hebt ontvangen. Het is belangrijk dat de opgeslagen cv’s geen gevoelige persoonsgegevens bevatten die niet relevant zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een kopie van een paspoort.  

Mag je een talentpool opbouwen?
Een talentpool mag worden opgebouwd, mits hier toestemming van de kandidaat voor is.

Solliciteert een kandidaat via een online contactformulier, neem dan in een checkbox (opt-in) op of de gegevens voor een bepaalde tijd bewaard mogen worden. Zorg ervoor dat je deze toestemming goed bewaart en kunt aantonen.

Hoe lang mag je gegevens bewaren?
Zolang als je toestemming hebt al mag je gegevens niet bewaren zonder relevante reden. Is de bewaartermijn verstreken, maar wil je toch de gegevens bewaren? Dan mag je een bericht sturen om de gegevens te controleren en eventueel aan te vullen. In dit bericht kun je vragen of je de gegevens nog langer mag bewaren. Zo voldoe je aan de bewaarplicht, en zorg je ervoor dat de talentpool waardevoller wordt.

Mag je aantekeningen van een sollicitatiegesprek bewaren?
Als je gegevens wil vastleggen en toevoegt aan een dossier gelden dezelfde voorwaarden als hierboven. Heb je al toestemming om de gegevens te bewaren en om iemand later te benaderen, dan hoef je voor het sollicitatiegesprek geen losse toestemming te hebben. Als er een arbeidsovereenkomst tot stand komt, mag je de gegevens niet langer bewaren dan nodig. Registratie van gemaakte afspraken is wel toegestaan.