HROffice Workforce Management bij Dachser
Met behulp van HROffice Workforce Management (HROffice WFM) is Dachser erin geslaagd om een tijdsbesparing van 60% op de planning, urenregistratie en facturatie te realiseren. De planningssoftware van HROffice levert Dachser een flinke efficiencyslag op en een enorme tijdswinst.
Over Dachser
Dachser is één van de wereldleiders op het gebied van de logistiek. Een naadloos, wereldwijd transportnetwerk en vooruitstrevende IT-oplossingen garanderen de meest intelligente combinatie en integratie van logistieke netwerkcompetenties wereldwijd.
Het bedrijfsmodel van Dachser omvat transportlogistiek, opslag en klantspecifieke services in twee bedrijfsdivisies: Dachser Road Logistics en Dachser Air & Sea Logistics. Dit aanbod wordt aangevuld met services die verder gaan dan deze bedrijfsdivisies, zoals Dachser Contract Logistics en logistiek advies en branchespecifieke oplossingen voor de chemische industrie en de doe-het-zelf-sector. In Nederland zijn 379 werknemers continu betrokken bij het onderling verbinden van de stroom van goederen, informatie en transportbedrijven.
Het bedrijfsmodel van Dachser omvat transportlogistiek, opslag en klantspecifieke services in twee bedrijfsdivisies: Dachser Road Logistics en Dachser Air & Sea Logistics. Dit aanbod wordt aangevuld met services die verder gaan dan deze bedrijfsdivisies, zoals Dachser Contract Logistics en logistiek advies en branchespecifieke oplossingen voor de chemische industrie en de doe-het-zelf-sector. In Nederland zijn 379 werknemers continu betrokken bij het onderling verbinden van de stroom van goederen, informatie en transportbedrijven.
Situatieschets voor het gebruik van HROffice Workforce Management
Het van oorsprong Duitse Dachser opende haar eerste distributiecentrum in Nederland zo’n veertig jaar geleden in Zevenaar. Sinds tien jaar is daar de vestiging Waddinxveen aan toegevoegd. Beide distributiecentra hebben naast hun vaste medewerkers ook te maken met een pool aan flexkrachten. Zevenaar heeft te maken met een pool van 35 payrollkrachten, Waddinxveen met 44 payrollkrachten. Daar waar de roosters van de vaste medewerkers al vaststaan, zijn de roosters voor de payrollkrachten wekelijks afwisselend. Voorheen gebruikten de planners van Dachser Excel-lijsten voor de planning van hun payrollkrachten. Het werken met deze Excel-lijsten was echter erg bewerkelijk en arbeidsintensief. De vele handmatige wijzigingen aan het rooster alsmede het niet altijd kunnen refereren naar gemaakte afspraken zorgde ervoor dat de planning foutgevoelig was. Ook groeide hun flexibele schil waardoor er steeds meer tijd nodig was om iedere kracht apart te bellen, appen en in te plannen. Daarnaast hadden de payrollkrachten van Dachser te maken met het invullen en registreren van uren op werkurenbriefjes. Deze werkurenbriefjes werden doorgezet naar een desbetreffende payroll organisatie, waarna deze weer werden teruggestuurd naar Dachser voor goedkeuring van uren. Dit was een tijdsintensief proces.
Het eindresultaat na implementatie HROffice Workforce Management
Na verschillende planningssystemen met elkaar te hebben vergeleken is de de keuze voor HROffice Workforce Management (HROffice WFM) gevallen doordat de planningssoftware functionaliteiten bevatten die uitstekend op de behoeften van Dachser aansloten. Dachser gebruikt de features planning, urenregistratie en tijdsregistratie van HROffice WFM.
“Het is fijn om met een organisatie samen te werken waarvan de medewerkers erg enthousiast en betrokken zijn.”
In januari 2017 is het implementatietraject bij Dachser gestart. Dankzij HROffice WFM is er een planning omgeving voor Dachser opgezet waar alle roosters worden gecreëerd, payrollmedewerkers worden toegevoegd, verlof en verzuimregistratie wordt bijgehouden en uren worden geregistreerd. Daarnaast is deze planning omgeving meteen zo ingericht dat deze voldoet aan de desbetreffende CAO. Rond april 2017 konden de planners beginnen met het gebruik van HROffice WFM en sinds juni zijn de planningssoftware en tijdsregistratieklokken helemaal operationeel. Ook de payrollkrachten krijgen toegang tot een eigen inlogomgeving, zodat ze zelf hun beschikbaarheid kunnen opgeven, verlof kunnen opnemen en roosters kunnen inzien.
Voor Dachser heeft HROffice WFM ook tijdsregistratieklokken geïnstalleerd bij beiden distributiecentra, zodat de payrollkrachten met behulp van een vingerscan zelf kunnen in- en uitklokken en alle gewerkte uren direct worden geregistreerd. Er wordt ook meteen rekening gehouden met pauze en toeslag berekening. Doordat alle gewerkte uren automatisch worden geregistreerd, kunnen de gewerkte uren veel sneller gefiatteerd worden en hoeven er minder handmatige correcties worden aangebracht. Dit levert voor Dachser een flinke efficiencyslag op en een enorme tijdswinst.
“Sinds het gebruik van HROffice Workforce Management is onze planning duidelijker en makkelijker te communiceren naar onze payrollkrachten. Door het werken met HROffice Workforce Management hebben we een tijdsbesparing van 60% op de planning, urenregistratie en facturatie. Daarnaast is er sprake van foutreductie, duidelijk overzicht en een toegankelijk systeem voor onze planners, payrollkrachten en HR. Nu alles werkzaam is en alle planners en payrollkrachten gewend zijn geraakt aan de software, zijn de berichten over HROffice WFM louter positief.”
Justin Schop en Rick WeijersHuman Resources bij Dachser
