Toenemende groei digitaal contractmanagement sinds corona
- 22 mrt 2021
In deze coronatijd is thuiswerken inmiddels normaal geworden. Dit hoeft echter niet het einde van het ondertekende arbeidscontract te betekenen. En dat is precies waar HROffice je bij gaat helpen. Hoe? Met digitaal contractmanagement via HRO Contracts.
Lees in deze blog waarom HROffice Contracts de ideale oplossing is voor contractmanagement. Start met je contracten digitaal te laten ondertekenen, conform de compliancy wet- en regelgeving.
Digitaal contractmanagement met HROffice Contracts
Contracten digitaal ondertekenen neemt de afgelopen jaren toe en dat is niet alleen te danken aan de lockdown. De redenen zijn heel logisch: het is sneller, je bent in controle over de contractflow, je bent kostenbesparend en reduceert papierverspilling.
Met de implementatie van HROffice Contracts vereenvoudig je het opstellen van je digitale contracten en het contractmanagement. Alle opgestelde en lopende contracten vind je online in een eenvoudig overzicht. De documentatie is beveiligd en jij geeft aan welke gebruiker een specifiek document mag inzien. Zijn de digitale handtekeningen wel rechtsgeldig? Het antwoord in het kort is: ja. Voor het plaatsen van de geavanceerde digitale handtekening werkt HROffice samen met ondertekenen.nl, dit vindt plaats conform ETSI 102 042.
De voordelen met HROffice Contracts
Eenvoudig te koppelen
De koppeling tussen HROffice Contracts en het HROffice Recruitment (ATS) systeem of andere backoffice systemen is eenvoudig aan te vragen. Je kunt er dezelfde dag nog mee aan de slag en de gegevens via het ATS-systeem verwerken. Op deze manier bind je op een efficiënte wijze medewerkers aan je organisatie, beheer je met één account diverse applicaties en voorkom je fouten met een eenvoudige koppeling.
Duidelijk overzicht, één dashboard
Met HROffice Contracts beschik je over een duidelijk overzicht over alle contracten en taken in één dashboard. Ken rollen en taken toe aan de juiste verantwoordelijke binnen het dashboard. Bepaal welke gebruiker toegang krijgt tot specifieke documenten en krijg in een handomdraai zicht in de real-time voortgang van elk document.
Eenvoudig contracten opstellen online
Het opstellen van digitale contracten was nog nooit zo eenvoudig, dankzij de templates die via HROffice Contracts worden aangeboden. Kies eigen contracten met je unieke logo, en ontvang ondersteuning bij het opmaken van digitale arbeidsovereenkomsten en andere contracten. Tijdbesparend aan de slag? Kies dan uit een van de standaardcontracten van HROffice en lever deze online bij de kandidaat aan.
- Stel gestandaardiseerde contracten met eigen logo op
- Manage het eigen proces
- Bied het contract digitaal aan de kandidaat aan
Voldoe aan de compliancy wet- en regelgeving
Naast het eenvoudig opstellen van contracten online, zorgt de koppeling er ook voor dat alle documenten op orde zijn. De arbeidscontracten worden ondertekend middels een geavanceerde, digitale handtekening, conform eIDAS en artikel 3:15a Burgerlijk Wetboek.
Vertrouw op contracten die er tiptop in orde uitzien op ieder device; desktop, tablet en mobiel. Zo kunnen medewerkers altijd en overal hun contract inzien en tekenen. Ook draag je bij aan een stukje duurzaamheid, aangezien het scannen, printen en postzegels plakken met deze koppeling verleden tijd is.
Optimale contractflow
Bij het opstellen van arbeidscontracten en personeelscontracten gaan er tal van handmatige handelingen en controlewerkzaamheden vooraf. Door HROffice Contracts te implementeren kun je zelf alle overeenkomsten beheren. Bij het online opmaken van de contracten worden de gegevens door de kandidaat zelf ingevuld, welke na ondertekening foutloos worden doorgezet naar de salarisadministratie.
Zodra de opgestelde contracten door beide partijen zijn ingevuld, kan de overeenkomst zowel door werkgever als werknemer worden ondertekend. De documenten worden als PDF toegestuurd, zodat deze gemakkelijk te beheren zijn. Tot slot krijgt werkgever een seintje wanneer een contract afloopt, om hier tijdig op in te spelen en vervolgstappen te ondernemen.
Benieuwd waar jij aan moet denken voor een optimale contractflow? Lees in onze vorige case hoe HROffice je contractflow zo optimaal mogelijk inricht.
Samengevat
Sinds corona neemt het contracten digitaal ondertekenen aanzienlijk toe. Met de voordelen van HROffice Contracts kan je eenvoudig uit de voeten, stel je efficiënt contracten op en beschik je over een optimale contractflow. De voordelen op een rijtje:
- Eenvoudige integratie
- Duidelijk overzicht
- Contract gemakkelijk online opstellen
- Voldoe aan de compliancy wet- en regelgeving
- Optimale contractflow
Start vandaag met HROffice Contracts
Ben je benieuwd naar wat HROffice Contracts voor je organisatie kan betekenen? Plan een demo in en we zullen deze volgens de richtlijnen van de overheid, via een conference call op afstand geven.
Vrijblijvend advies opvragen en/of andere vragen over onze oplossingen? Neem contact met ons op en we vertellen je graag meer in een persoonlijk gesprek.